Corona door de bril van P&O-adviseur Stephanie Balfoort

Extra handen voor de Zorg
“Ruim 2 maanden bevinden we ons alweer in de intelligente lockdown. Gelukkig gaat het de goede kant op en worden er in de komende periode zelfs alweer maatregelen versoepeld. Voor mijn gevoel zijn de afgelopen weken voorbij gevlogen, want wat heeft er zich veel afgespeeld binnen Vilente en wat er is veel werk verzet! Graag geef ik jullie een kijkje in de P&O-keuken en dan specifiek in het project Extra handen voor de Zorg.

Het begint allemaal half maart. Nederland gaat in intelligente lockdown. Binnen Vilente is nog geen corona geconstateerd en dat willen we graag zo houden. Maar wat als dat wel zou gebeuren? Wat als onze cliënten, bewoners, maar ook onze medewerkers mogelijk ziek worden door corona? Hoe kunnen we dan toch de zorg garanderen en zorgen dat we voldoende zorgmedewerkers kunnen blijven inzetten? Tijd voor P&O om met een continuïteitsplan te komen.

Actie!
In een vergadering met het P&O team werden al snel verschillende mogelijkheden bedacht. De taken werden verdeeld en de acties uitgezet. Zo zijn gepensioneerde oud-medewerkers gebeld, net als oud-medewerkers die zijn uitgestroomd naar andere sectoren zoals de horeca en nu mogelijk tijdens corona geen werkzaamheden kunnen uitvoeren. Hier kwamen een aantal positieve resultaten uit. Super fijn!

Naast deze acties kwam daar ook het landelijke initiatief voor extra zorgpersoneel in de coronacrisis bij en ontstond het project Extra handen voor de Zorg. Je hebt het vast en zeker in de media gelezen: massaal hebben (oud-) zorgmedewerkers zich landelijk aangemeld om tijdens de coronacrisis bij te springen waar nodig. Fantastisch! Vanuit het project zijn regionale contractpunten ingeregeld, om (oud-) zorgmedewerkers die zich hebben aangemeld te koppelen aan zorgorganisaties die daar behoefte aan hebben. In onze regio is WZW (Werkgeversvereniging Zorg en Welzijn in midden en zuidwest Gelderland) het aanspreekpunt.

Extra personeel
Op dinsdag 24 maart ontving P&O vanuit WZW bericht over het project Extra handen voor de Zorg. Als P&O-adviseur binnen Vilente ben ik op P&O gebied het aanspreekpunt van een aantal locaties. Snel schakelen met de managers en teamcoaches van mijn locaties. Was het al nodig om een uitvraag voor extra personeel uit te zetten? Ik kreeg al snel groen licht voor Pieter Pauw, Het Beekdal en Mooi-Land om extra personeel aan te vragen. Er was dan geen corona binnen Vilente, maar het ziekteverzuim onder medewerkers steeg wel en op 30 maart werd op Mooi-Land het Corona Care Centrum (CCC) geopend. Voor de bemensing van het CCC zijn zorgmedewerkers op eigen initiatief overgeplaatst, waardoor er gaten vielen binnen de eigen locaties. Ook voor het CCC werden nog extra mensen gezocht, want wat als het centrum al snel vol zou komen te liggen?

Kennis opfrissen
De vraag voor extra personeel werd uitgezet bij WZW. Even afwachten nu. Intussen was er echter voor P&O genoeg werk aan de winkel. Voor deze mogelijk nieuwe corona medewerkers moest namelijk een heel proces uitgedacht worden. Onder welke arbeidsvoorwaarden komen deze oud-zorgmedewerkers in dienst? Op welk niveau mag een oud-zorgmedewerker die al jaren niet meer in de zorg heeft gewerkt ingezet worden? Hoe zorg je dat zij op korte termijn hun kennis kunnen opfrissen? En welke informatie hebben deze nieuwe corona medewerkers hiervoor nodig?

Teamwork
Er werd al snel een ei gelegd met het P&O team over dit proces. Wederom werden de taken verdeeld. Zowel vanuit huis als op kantoor droeg iedereen zijn steentje bij. Wat een teamwork! De reguliere P&O werkzaamheden werden op een laag pitje gezet, alles draaide om corona. Binnen een week werden nieuwe contractsjablonen gemaakt, een inwerkboekje gecreëerd, de organisatiebuddy’s ingeschakeld voor de opvang en uitleg van de systemen en nog veel meer.

Eerste match gevonden
Op maandag 30 maart was het zover: ik ontving vanuit WZW de eerste contactgegevens van (oud-) zorgmedewerkers die een mogelijke match konden zijn voor Vilente. Mijn eerste telefoongesprek was met Frieda, een gepensioneerde zorgmedewerker met veel ervaring. Het werd direct een match en wat een voldoening gaf dat! De kop was eraf.

Bellen bellen bellen
Mijn werkzaamheden veranderen twee weken lang in bellen-bellen-bellen. Niet alleen met de kandidaten, maar ook met de managers en teamcoaches om de verdere afstemming en opvang van de nieuwe corona medewerkers te regelen. De werkdagen vlogen om, extra uren werden gemaakt. Het leek wel of ik bij een callcenter werkte. Op een dag, toen ik vanuit huis aan het bellen was, zei mijn partner in de middag opeens: ‘Heb je in de gaten dat je al 15 minuten niet aan de telefoon bent?’ Waarop ik hard moest lachen.

Mooie herinnering
Er is nog zo’n moment dat me bij blijft. Ik belde kandidaat Paul, maar hij nam niet op. De telefoon schakelde over naar voicemail, in het Engels! Wat overrompeld sprak ik de voicemail in, met de uitleg dat ik hem belde ‘because I recieved your contactinformation from the project Extra handen voor de Zorg’. Klinkt natuurlijk voor geen meter zo’n zin half in het Engels, half in het Nederlands. Maar gelukkig belde Paul dezelfde dag terug, sprak hij gewoon Nederlands en ontstond er een match voor het CCC. Paul, bedankt voor deze mooie herinnering!

Respect
Ik heb veel gesprekken mogen voeren met verschillende kandidaten. Niet allemaal werden een match. Soms door te beperkte inzetbaarheid of om redenen vanuit een kandidaat, maar een groot aantal matches slaagden wel. Bijzonder is om de drive van deze (oud-)zorgmedewerkers te horen. Mensen met banen in andere sectoren, die naast hun reguliere werk in hun vrije tijd extra willen bijspringen. Mensen met ook een gezin thuis. Ik heb heel veel respect en bewondering hiervoor!

“Het is erg mooi om te ervaren hoe een periode van crisis mensen nauwer en intenser laat samenwerken”

Bedankt voor jullie inzet!
Tot nu toe is het gelukt om 14 matches te realiseren voor mijn locaties. Jane, Paul, Judith, Peta, Ellen, Herma, Jenny, Tineke, Frieda, Saskia, Marcel, Menthe, Lucy en Hennie, bedankt voor jullie inzet en extra handen tijdens deze coronacrisis! Vilente is jullie, maar ook alle andere extra ingevlogen medewerkers die contact hebben gehad met mijn collega’s, zeer dankbaar voor jullie inzet in deze coronacrisis! Het resultaat van de geslaagde matches was daarnaast niet gelukt zonder WZW, de fijne samenwerking met mijn eigen P&O-team, maar ook met de managers, teamcoaches en planners van mijn locaties. Het is erg mooi om te ervaren hoe een periode van crisis mensen nauwer en intenser laat samenwerken. Bedankt daarvoor!

Samen Sterk
De corona hectiek lijkt inmiddels wat af te zwakken en sinds een aantal weken kom ik weer toe aan mijn reguliere werkzaamheden. Hopelijk kan er wereldwijd snel een vaccin ontwikkeld worden, waarmee het coronavirus overwonnen kan worden. Tot die tijd doen we er binnen Vilente alles aan om het coronavirus bij Vilente buiten de deur houden. De tijd zal leren hoe het afloopt. Een ding weet ik wel: ik ben trots dat ook ik als personeelsadviseur mijn steentje heb kunnen bijdragen in deze coronacrisis, al is dat op een andere manier dan rechtstreeks aan het bed. Vilente zijn jij, ik en alle medewerkers samen. #SamenSterk.”